Bayern-Test

1: Welches Instrument wird typischerweise in Organisationsuntersuchungen verwendet?

Stellen- und Aufgabenanalysen

Kaffeemaschinenbeobachtungen zur Ermittlung der wahren Meetingkultur

Prozessmodellierung mit Flussdiagrammen

2: Was ist ein typisches Ergebnis einer Organisationsuntersuchung?

Empfehlungen zur Verbesserung von Strukturen und Prozessen

Die Erkenntnis, dass die Poststelle heimlich das Herzstück der Verwaltung ist

Neue Stellenbeschreibungen und Optimierungsvorschläge

3: Welche Herausforderung tritt bei Organisationsuntersuchungen häufig auf?

Widerstand gegen Veränderungen

Das plötzliche Verschwinden wichtiger Akten genau dann, wenn man sie braucht

Die Schwierigkeit, komplexe Abläufe verständlich darzustellen

4: Wieso sind Controlling-Kennzahlen in der öffentlichen Verwaltung eine Herausforderung?

Sie sind zwar nützlich, aber die Erhebung von Qualitäts- und Wirkungskennzahlen ist aufwendig, und sie werden selten politisch eingefordert.

Weil sie interpretierbar sind - falsch verstanden, können sie zu Fehlsteuerungen führen.

Weil die Behörde dann eingestehen müsste, ihr Lieblings-Kennwert wäre "Kekse pro Sitzung".

5: Welche rechtliche Grundlage gibt es in Bayern zur Bestimmung des Personalbedarfs?

Sie ergibt sich aus der Gemeinde-, Landkreis- und Bezirksordnung sowie Vorgaben der kameralistischen und doppischen Haushaltsführung 6 Abs. 1 KommHV-Kameralistik und 5 KommHV-Doppik.

Weil Stellenbedarf nachvollziehbar dargestellt werden muss - andernfalls ist die Rechtfertigung im Haushalt schwierig.

Weil niemand einfach sagen kann Wir bräuchten drei Extra-Kaffeemaschinen

6: Auf welche Kennzahlen stützt sich die öffentliche Verwaltung -- insbesondere in Bayern -- bei Organisationsuntersuchungen meist?

Typisch sind Input-Kennzahlen z. B. geplante vs. getätigte Aufwendungen und Output-Kennzahlen z. B. Anzahl ausgestellter Genehmigungen oder Kundenkontakte.

Weil Qualitäts- und Wirkungskennzahlen schwer zu erheben sind, werden sie deutlich seltener genutzt -- und meistens nur, wenn sie politisch besonders gefordert werden.

Um herauszufinden, wie viele Akten beim Posteingang aus Versehen in der Kaffeemaschine landen.

7: Wie viel Prozent der bayerischen Kommunen gaben laut einer Studie des Bayerischen Gemeindetags 2022 an, dass sie durch Organisationsuntersuchungen ihre Abläufe messbar effizienter gestalten konnten?

25

48

67

8: Wie hoch war 2021 der Anteil der bayerischen Kommunen, die wegen Fachkräftemangel Organisationsuntersuchungen einleiteten?

15

34

52

9: Wie lange dauert im Schnitt eine umfassende Organisationsuntersuchung in einer mittelgroßen bayerischen Kommune (20.000–50.000 Einwohner)?

3 Monate

6 Monate

12 Monate

10: Wie hoch lag 2023 in Bayern der Anteil der Bürgerinnen und Bürger, die Verwaltungsleistungen digital beantragt haben?

Rund 5 – die restlichen 95 kamen lieber mit belegtem Leberkäs-Semmel ins Amt.

Rund 20 – immerhin jeder Fünfte hat den digitalen Weg gewählt.

80 – die Bayerische Verwaltung ist praktisch schon eine App.

11: Welcher Kommunikationskanal ist in den bayerischen Behörden laut einer Studie des Bundesverwaltungsamts 2022 immer noch der meistgenutzte?

Rauchzeichen aus dem Amtsgebäude.

Das gute alte Telefon.

Faxgeräte, die seit den 80ern überleben.

12: Wie lange dauert es im Schnitt, einen Antrag auf einen neuen Personalausweis in Bayern zu bearbeiten?

24 Stunden – so schnell wie ein Express-Breznverkauf.

Etwa 2–3 Wochen, abhängig von der Kommune.

6 Monate, wenn man sich in der Warteschlange verirrt.

13: Seit wann gilt das Bayerische E-Government-Gesetz, das die digitale Kommunikation zwischen Bürgern, Verwaltung und Wirtschaft regelt?

Seit 2016 – da wurde das Fax offiziell in Rente geschickt.

Seit 2014 – Bayern war damit bundesweit Vorreiter.

Seit 2020 – quasi als Reaktion auf Corona.

14: Wie viele bayerische Kommunen betreiben 2023 offiziell einen Social-Media-Kanal (z. B. Facebook, Instagram, Twitter/X)?

Über 300 Städte und Gemeinden.

Genau drei – München, Nürnberg und ein besonders aktives Dorf in der Oberpfalz.

Rund 80 Kommunen.

15: Wie viel schneller können laut Bitkom-Studie 2021 Digitalisierungsprojekte umgesetzt werden, wenn agile Ansätze genutzt werden?

Bis zu doppelt so schnell

Bis zu dreimal so schnell

Es macht keinen Unterschied

16: Warum ist das tägliche Stand-up-Meeting in Behörden manchmal schwierig?

Weil keiner weiß, wie man ohne Stuhl sitzt

Weil der Flur im Amt zu schmal ist

Weil es länger dauert als klassische Dienstbesprechungen

17: Wie hoch schätzen Experten den Anteil agiler Projekte, die in der öffentlichen Verwaltung tatsächlich nachhaltig verankert werden?

20

35

50

18: Wie viele Verwaltungsleistungen müssen in Bayern bis 2025 nach dem Onlinezugangsgesetz (OZG) digitalisiert sein?

100 Leistungen

575 Leistungen

1.000 Leistungen

19: Rund 35 % der Beschäftigten im öffentlichen Dienst in Bayern werden bis 2035 altersbedingt ausscheiden. Welche Führungsaufgabe(n) ist/sind daher besonders wichtig?

Strategisches Personalmanagement, um Nachwuchskräfte frühzeitig zu gewinnen

Effiziente Digitalisierung, um Personallücken mit Technik abzufedern

Motivation älterer Beschäftigter, um ihr Wissen länger im Dienst zu halten

20: Etwa 60% der Verwaltungen arbeiten mit hybriden Prozessen. Welche Kompetenz wird dabei für Führungskräfte am wichtigsten?

Veränderungsmanagement, um Mitarbeitende durch den Transformationsprozess zu begleiten

Technisches Detailwissen, um alle IT-Fragen selbst lösen zu können

Kommunikation, um Transparenz und Akzeptanz im Team zu sichern

21: Laut einer Umfrage der KGSt aus 2022 wünschen sich über 70 % der Mitarbeitenden in Verwaltungen eine partizipativere Führung. Welche Anpassung ist entscheidend?

Stärkere Einbindung der Mitarbeitenden in Entscheidungsprozesse

Beibehaltung hierarchischer Strukturen für klare Verantwortung

Einführung regelmäßiger Feedback-Formate und Mitarbeitergespräche

22: Was ist die größte Hürde für erfolgreiches Change-Management in der Digitalisierung?

Fehlende einheitliche IT-Infrastrukturen zwischen den Kommunen

Mangelnde digitale Kompetenzen der Beschäftigten

Zu langsame Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben

23: Welche Maßnahme trägt am meisten dazu bei, Vertrauen und Akzeptanz für Veränderungsprozesse zu schaffen?

Transparente Kommunikation von Projekten und deren Nutzen für die Bürger

Einbindung der Bevölkerung in Pilotprojekte

Verbesserung der Services durch digitale One-Stop-Shops

24: Was ist der entscheidende Engpass in der Digitalisierung aus Change-Management-Sicht?

Ressourcenverteilung: Gelder fließen oft in Technik, aber weniger in Schulungen

Fehlende Priorisierung: Zu viele parallele Projekte führen zu Überlastung und Widerstand

Komplexität der Vergabe- und Beschaffungsverfahren

25: Was wäre der Gamechanger, um den Aktenordner endgültig in Rente zu schicken?

Einführung einer einheitlichen Bayern-App für alle Verwaltungsleistungen

Abschaffung des Faxgeräts bis 2030

Digitalisierungspflicht für alle neuen Prozesse

26: Welcher Anteil der Stellen in der öffentlichen Verwaltung Bayerns konnte 2023 nicht zeitgerecht besetzt werden?

Rund 10 %

Rund 25 %

Rund 40 %

27: Wie hoch war der Anteil der Beschäftigten im öffentlichen Dienst Bayern über 55 Jahre 2022?

Etwa 20 %

Etwa 33 %

Etwa 45 %

28: Wie hoch ist der Anteil der Beschäftigten im öffentlichen Dienst in Bayern, die Beamte sind?

Ca. 25 %

Ca. 45 %

Ca. 60 %

29: Wie viel Prozent der bayerischen Kommunen gaben 2022 an, dass fehlende digitale Kompetenzen beim Personal die Modernisierung bremsen?

28 %

47 %

62 %

30: Wie viele Nachwuchskräfte hat Bayern 2023 für den allgemeinen Verwaltungsdienst eingestellt?

Rund 1.200

Rund 2.800

Rund 4.500

Inside Kommune – Wie gut kennen Sie Bayerns öffentliche Verwaltung?